1. Mesurer c’est savoir
2. Un outil décision
3. Règles & Filtres
4. Impression à la demande
5. Le facteur temps
6. ROI

Mesurer c’est savoir

Pcounter mesure toutes les impressions qui sont envoyées vers les imprimantes réseau ou locales. Mesurer c’est savoir. On mesure en détail donc on obtient des données qui non seulement permettent de définir le coût total de ce qui a été imprimé, mais permettent une analyse fine de tout ce qui passe.
Une des premières conséquences positives est le fait que les utilisateurs, avertis de la mise en place d’un outil de mesure vont modifier leur comportement et limiter leurs impressions à caractère personnel.
Le résultat est variable mais en fonction des entreprises, la moyenne enregistrée donne un taux de 3 à 5 % d’impressions économisées.

Un outil décisionnel, l’Accounting Prédictif 

Le module Pcounter Web Report est un puissant générateur de statistiques qui permet d’obtenir des données précises et croisées. Les statistiques pourront servir à modifier l’architecture du système d’impression en fonction non seulement des coûts mesurés, mais également du comportement des utilisateurs. Ce comportement est fonction de la nature des fonctions. Ainsi, une personne travaillant dans un service paie n’imprimera pas les mêmes types de documents que dans le service informatique ou le service marketing.
Le choix des équipements futurs qui seront partagés entre ces différents utilisateurs sera facilité par les informations apportées par Pcounter. Un autre aspect est celui des alertes équipements (figure ci-dessous). On entre les volumes mensuels pour chaque équipement (données constructeur) et PWR calcule en temps réel le pourcentage de pages imprimées. 4 niveaux sont établis : Normal, Elevé, Très élevé et Trop bas. Ces pourcentages indiquent si un équipement est normalement employé, sur-employé ou sous employé. Un email sera envoyé automatiquement dès qu’une alerte sera détectée. Cette fonction apporte un élément essentiel : L’Accounting prédictif

Règles & Filtres

La seconde fonction génératrice d’économie est la mise en place de filtres et de règles. Il sera possible de définir dès règles qui vont induire une économie beaucoup plus importante encore. On peut définir un filtre qui dit que tout document envoyé sur une imprimante A sera dérouté sur une imprimante B si le nombre de page qu’il contient dépasse une certaine quantité. Dans cette équation, le filtre sera « si le document contient plus de xx pages », alors la règle « rediriger sur l’imprimante B » doit s’appliquer, avec notification à l’émetteur que son document a été dérouté sur l’imprimante B.

Il existe 7 règles : SUPPRIMER – METTRE EN PAUSE – DEPLACER EN FIN DE FILE D’ATTENTE – REPROGRAMMER UNE HEURE D’IMPRESSION - REDIRIGER VERS UN AUTRE EQUIPEMENT – NE PAS FACTURER

Un exemple de filtre simple à mettre en oeuvre et qui produit une réduction importante des coûts : Création d’une file d’attente supplémentaire pour un MFP donné. Cette file d’attente n’est pas vue par les utilisateurs. Elle est configurée par défaut en N&B, Reco/Verso, Economode (ou toner save selon les constructeurs). Dans Pcounter, le filtre sera : Si le document contient HTML ou HTTP, ou “outbind xxnn” il s’agit d’une page Web ou d’un mail. Pcounter redirigera alors ces documents envoyés sur le MFP A vers la file MFP 2 pour qu’il s’impriment selon la règle établie. Comme il s’agit de la même imprimante physique, il n’est pas necessaire de notifier l’emetteur.
La mise en place de ces règles apporte une économie que l’on peut situer entre 10 et 15 % du volumen annuel.

Impression à la demande

L’impression à la demande apporte une nouvelle dimension, le contrôle d’accès aux équipements. Chaque MFPou imprimante será équipée d’un lecteur de badge. Les impressions restent bloquées sur le serveur d’immpression  Pcounter. Pour les débloquer, l’utilisateur doit s’identifier avec son badge. Il peut obtenir sur l’écran du MFP, la liste de ses travaux d’impression avec le nom, le nombre de pages, le coût. Il peut lire d’autres informations comme son crédit ou solde de pages. L’utilisateur peut libérer une ou plusieurs impressions. Il peut aussi supprimer des impressions sans retourner à son poste de travail.
Pcounter supprimera automatiquement tous les travaux qui n’auront pas été imprimés au bout d’un temps défini. Conséquence immédiate : plus d’accumulation de documents dans le bac de sortie et qui ne sont jamais récupérés.
Cette fonction apporte l’économie maximum soit près de 30 % du volume annuel d’impression.

Le facteur temps

Autre source d’économie, peu prise en compte, mais importante : le temps de l’utilisateur. Avec le système d’impression à la demande (POD pour Print On Demand), le temps passé par l’utilisateur pour générer une impression et pour la récupérer sur le MFP sera réduit.

Dans cette configuration, une imprimante virtuelle, partagée par tous les utilisateurs sera mise en place. Cette imprimante virtuelle est rattachée aux imprimantes réelles, mais les utilisateurs ne voient que l’imprimante virtuelle. L’utilisateur n’aura donc pas à rechercher l’imprimante dans une liste, et a apprendre comment sélectionner les options d’impression dans une dizaine de pilotes. Il disposera d’un seul pilote, 1^er gain de temps

Pour récupérer ses impressions, il pourra aller sur n’importe quelle machine équipée d’un lecteur de badge, passer son badge et libérer ses impressions. Par rapport à l’impression protégée disponible sur de nombreux MFP et qui consiste à taper un code dans le pilote,  puis de taper ce code sur l’écran du MFP pour débloquer l’impression stockée sur le disque dur, souvent après plusieurs manipulation sur l’écran, le gain est important, second gain de temps.

Les enquêtes montrent que ce sont environ 30 secondes par opération qui sont économisées. A titre d’exemple, pour une entreprise qui imprime 3 millions de pages par an réparties en 500 000 jobs, va économiser plus de 4 000 heures par an. Sur un coût horaire médian de 15 Euros, le gain est de 62 500 Euros.

Retour Sur Investissement

L’exemple est pris sur une entreprise de 1000 utilisateurs. Le volume imprimé est de 1 900 000 pages par an. L’entreprise est équipée d’imprimantes de type laser bureautique ainsi que de MFP N&B et couleur.

Une première étape calcule les gains réalisés avec les règles de Pcounter. Les ratios de redirection sont basés sur une application réelle.

Méthode de calcul 

Le haut du tableau (zone A) montre la répartition des volumes tels qu’enregistrée lors d’un relevé de trafic pendant 30 jours. En fonction des prix par page, le coût annuel d’impression pour cette entreprise est de 99 435 Euros, soit 99,44 Euros par utilisateur.
Les filtres ont été élaborés en fonction des résultats du relevé de trafic.
Deux filtres ont été mis en place : Redirection vers les MFP sur une quantité de pages, et redirection sur un MFP en N&B et Recto/Verso si le document est un email ou une page Web

Le tableau des nouveaux volumes (zone D) montre la nouvelles répartition des impressions
La ligne E montre le nouveau coût total annuel, soit 65 439 Euros.
Un gain de 33 996 Euros a bien été réalisé grâce aux règles et filtres de Pcounter.
Le coût d’acquisition du logiciel Pcounter pour y parvenir est de 9 000 Euros
(sur la base de deux licences Pcounter Entreprise + PWR et 36 mois de maintenance).

L’étape suivante est la mise en place de l’impression à la demande pour     35 x MFP équipés de lecteurs de badge HID et sur la base de deux licences Pcounter Pro + PWR + 36 mois de maintenance + 35 lecteurs de badges, installation comprise. Le coût d’acquisition est de 26 000 Euros. Nous avons retenu le pourcentage de 25 % de pages économisées par cette fonction.
Le cumul Redirection + Impression à la demande apporte une économie de 47 084 Euros.Le facteur temps est calculé de la manière suivante :

Dans l’entreprise exemple, le coût horaire médian charges incluses est de 15 Euros. Grâce aux fonctions de Pcounter, 15 secondes par opération d’impression sont économisées. Sur l’année et sur la base de 247 500 transactions, le nombre d’heures sauvegardées est de 1 031. Le gain de productivité est de plus de 15 000 Euros.

Le gain total sur la première année sera de 62 553 Euros pour un investissement de moins de la moitié (26 000 €).

ROI = 4, 9 mois